Jak i gdzie pracować najlepiej - Efektywna praca zdalna wg. The Smarter Working Manifesto - Ksiáæki Które Uczá

KKU#9 – Jak i gdzie najlepiej pracować – efektywna praca zdalna wg. książki “The Smarter Working Manifesto”

Praca zdalna każdemu kojarzy się inaczej. Wg. jednych to bal i sielanka, inni mówią, że sobie nie wyobrażają, a kolejni, że to najlepszy sposób na zarabianie. Choć każdy ma swój pogląd, to temat nie jest tak oczywisty, jak się wydaje. Rzućmy okiem na niektóre z aspektów dzięki książce “The Smarter Working Manifesto”, której autorami są Guy Clapperton i Philip Vanhoutte.

Dla kogo jest ta książka?

  • menadżerów zarządzających zdalnymi zespołami
  • prezesów pragnących zwiększyć efekty i jakość pracy
  • pracowników pracujących zdalnie
  • freelancerów i samozatrudnionych, pracujących z różnych miejsc na świecie

Co w niej znajdziesz?

  • jak zmienił się tryb pracy i podejście do pracowników
  • jak ocenić i poprawić warunki pracy zdalnej
  • jak dopasować miejsce pracy do siebie i dlaczego ma to znaczenie
  • jak zbudować zespół osób pracujących zdalnie

 

W dzisiejszym odcinku odnoszę się tylko do części książki, która mówi o tym gdzie praca zdalna (i nie tylko) będzie przynosiła najlepsze efekty i jakie czynniki mają na to wpływ. Sama książka porusza przede wszystkim tematykę dostosowania warunków biurowych do wydajniejszej pracy, więc wyciągnąłem z niej tylko to, co najistotniejsze.

Najważniejsze lekcje:

  1. Praca w tej samej przestrzeni nie pasuje wszystkim

Przeczytałem ostatnio artykuł na HBR dotyczący budowy zróżnicowanych zespołów.

Każdy z nas jest świadomy, że jesteśmy różni. Dzięki temu społeczeństwo (nawet to w obszarze jednej firmy) jest zróżnicowane, a dzięki temu ciekawsze.

Często sytuacja wymaga od nas elastyczności, raz to my musimy coś odpuścić, bo nie pasuje to reszcie zespołu, a innym razem walczyć o coś co jest dla nas priorytetem.Potrafimy się dostosować do innych.

Czasem musimy ich do czegoś namówić, czasem odpuścić. Wszystko wydaje się piękne i naturalne. No chyba, że jesteś managerem który ma za zadanie  zebranie tych osób w jednym miejscu i przekonanie do wspólnej pracy.

Choć generuje to dużo wyzwań i emocjonalnych rozterek w życiu zabieganego managera, to jest ważne z punktu widzenia wydajności i szerokiego zakresu możliwości zespołu.

Każdy z nas jest inny.

Każdy wymaga indywidualnego podejścia. Każdy ma inne zdolności  i predyspozycje.

Wyobraźmy sobie, że mamy w grupie tylko osoby widzące większy obraz, myślące o przyszłości i planujące każdy element. Wynik będzie taki, że skończymy z kosmicznym budżetem i pewnie sporym opóźnieniem.

Z kolei będąc wśród ludzi niecierpliwych i wciąż będących w trybie działania, narażamy się na spore błędy i brak organizacji.

I o ile przy jednolitym zespole dostosowanie miejsca pracy jest całkiem proste, to gdy każdy członek jest z innej bajki, to wymagał będzie innego środowiska aby móc pracować najefektywniej.

Co ma do tego praca zdalna?

Z perspektywy osoby samozatrudnionej działa to bardzo podobnie. Będąc sobie sterem i okrętem nieustannie zarządzasz sobą w czasie i nadajesz rytm pracy. Zapasy energii i kawy są (niestety) skończone i jeśli ulokujemy je nieumiejętnie to się zmarnują.

A kawa to pieniądze.

Niezdawanie sobie sprawy z tego jakie czynniki mogą wpłynąć niekorzystnie na ciebie, może być problemem i powodem zawiedzenia siebie i współpracowników. A jeśli jesteś managerem, to dobrze wiedzieć jakie ograniczenia czekają twój zespół.

Oto kilka z nich:

  • obecność innych osób – może wpływać bardzo rozpraszająco, szczególnie w przypadku zadań wymagających skupienia; czasem czujemy się też niekomfortowo, gdy współpracownik albo szef nieustannie zagląda nam przez ramię
  • brak kogoś w otoczeniu – osoby szczególnie ekstrawertyczne, czyli ładujące baterie podczas interakcji z innymi mogą mieć problemy z wykonywaniem zadań, szczególnie tych samodzielnych i nudnych, bez możliwości interakcji z innymi od czasu do czasu; wysłanie takiej osoby do domu na przymusową pracę zdalną będzie mieć tragiczny efekt
  • hałas – i o ile szum kawiarni może działać stymulująco, to śmiejąca się koleżanka z biurka obok czy wrzeszczący szef to bardziej koszmar niż pozytywny dodatek
  • rozpraszacze – mogą być przydatne w pracy kreatywnej, oferując sekundowe oderwanie od błądzących myśli; dekoncentrują jednak i czas wykonania jakiegokolwiek zadania wzrasta niepoliczalnie
  • Jedna pozycja ciała – czasem fajnie jest siedzieć i pracować w skupieniu, a czasem wziąć mazak i myśleć wizualnie przy tablicy; siedzenie non stop w jednej pozycji jest nie tylko zbrodnią dla ciała, ale i dla umysłu
  • brak prywatności – przeprowadzenie rozmowy 1 do 1, skupienie się na słowach klienta, scrolowanie facebooka – każde z tych zadań jest trudniejsze gdy mamy wokół siebie innych

 

Niektóre z nich zdecydowanie nie sprzyjają jakiejkolwiek pracy. Większość jednak jest dość zależna. Jedną aktywność będzie wspomagać, a w kolejnej – przeszkadzać. By właściwie je sparować zastanówmy się teraz nad drugim czynnikiem, jakim jest rodzaj wykonywanej pracy.

 

  1. Rodzaje aktywności/zadań w pracy

Nasza praca niezwykle rzadko składa się tylko z jednego zadania powtarzanego w kółko na pełnym automacie. Owszem, praktyka pracy w firmie produkcyjnej lub montażowej przedstawia się całkiem inaczej, lecz nie o takich zadaniach dziś mówimy. Skupmy się na pracy umysłowej.

Jak pisałem w poprzednim punkcie, każdy z nas potrzebuje innej przestrzeni do efektywnego działania. Różnie reagujemy na otoczenie i czynniki zewnętrzne, ale to nie tylko kwestia naszej osobowości.

Duży wpływ na odbiór dźwięków i informacji z otoczenia ma przede wszystkim to jakie czynności wykonujemy w przeważającej ilości, oraz jakiego środowiska wymagają one do efektywnego wykorzystania naszej mocy przerobowej. Bardzo często wykonywane czynności (czy wymagają skupienia, czy nie) diametralnie zmieniają nasz odbiór dźwięków i informacji.

Oto aktywności, którym najczęściej oddajemy się podczas pracy:

  • generowanie pomysłów

Tworzysz nowy produkt, odpalasz nową kampanię reklamową, szukasz sposobów na rozwój biznesu – każdy z tych procesów wymaga wygenerowania pewnej ilości pomysłów. Nie oszukujmy się – jest to praca typowo kreatywna. Nawet jeśli – tak jak ja – szukasz inspiracji w działaniach innych, to w pewnym momencie zastanawiasz się jak to przełożyć na swój grunt.  

  • praca w oddaniu i kontemplowanie

Stoi przed Tobą trudne zadanie. Analiza danych zebranych w trakcie 2 letnich badań. Musisz zebrać je do kupy, przetworzyć, wyciągnąć wnioski i wykonać podsumowanie całości w oparciu o zadaną tezę. Żyleta. Będzie dobra zabawa. Wciskasz Ctrl+N, otwierając nowe okno przeglądarki. Co będzie dalej to wszyscy wiemy…

Nasz mózg w momencie ma ochotę oderwać się w bardziej przyjemne i mniej wymagające miejsce. Najczęściej będące okrutnym rozpraszaczem.

Odseparowanie się i wyciszenie powiadomień to Twoje podstawowe narzędzia. Zacznij od tego i znajdź spokojne miejsce do pracy.

  • fuzja pomysłów

Zbieramy pomysły, wrzucamy do jednego worka i wychodzi coś genialnego. Tak to działa. Nie zawsze robienie tego samodzielnie to najlepszy pomysł. To jest proces, w którym przydaje się głos z zewnątrz. Niezależny krytyk, który podda w wątpliwość  nasze koncepcje i przetestuje, czy to najlepsze rozwiązania.

To akurat część, w której najlepiej działać wraz z innymi. Często zbieramy do tego zespół ludzi. Jeśli jednak działasz w pojedynkę, to często pewnie dzwonisz do kogoś, by usłyszeć zdanie kogoś z zewnątrz.

  • myślenie refleksyjne

To coś pomiędzy generowaniem nowych pomysłów, a pracą w spokoju i skupieniu. Wiąże się przede wszystkim z potrzebą głębokiego przemyślenia bieżących spraw i wyciągnięcia wniosków.

  • integracja (jak nozbe)

Zapoznanie się z nowymi pracownikami. Nieformalne spotkanie z klientami. Integracja. Właściwa to ta, poza biurem. gdy wychodzicie ze swoich ról.

  • ładowanie baterii

To już wiesz gdzie najlepiej odpoczywasz i podbijasz poziom energii do życia. I coś czuję, że nie jest to biuro. No, może po długiej nieobecności, ale takie wyjątki to trochę jak święta. Raz do roku i nawet nie wiesz jak szybko mijają.

Choć nie wszystkie z tych aktywności można nazwać pracą, to z pewnością są jej nieodłączną częścią. I jak się tak zastanowić, to większość z nich nie potrzebuje biura. NIe potrzebuje nawet stałego miejsca wykonywania. Przy odpowiednim dostosowaniu warunków możemy tak manipulować tymi czynnikami, aby efektywność naszych działań była cały czas na najwyższym poziomie.

Takie przykłady firm jak Nozbe, gdzie wszyscy pracują zdalnie, skutecznie pokazują, że zgrany zespół i świetne produkty można tworzyć nawet, gdy każdy mieszka w innym kraju.

  1. Rodzaje miejsc pracy dopasowane do aktywności

Znasz już rodzaje działań i aktywności, oraz jakie czynniki mają wpływ na ich efektywność. Zastanówmy się teraz jakie miejsca będą najbardziej odpowiednie, aby zająć się każdym z tych zadań.

Gdy możesz pracować skądkolwiek, masz pełną dowolność w ich wyborze. Praca zdalna ma ten plus, że to Ty decydujesz czy pracujesz w kawiarni, coworkingu, czy może w hamaku na Hawajach.

W przypadku biura, to już pracodawca powinien zapewnić odpowiednio dostosowane pomieszczenia, aby udostępnić pracownikom przestrzeń dopasowaną do ich potrzeb, obowiązków, oraz stylu pracy.

Co to więc za miejsca?

W najbardziej ogólnym wydaniu są to: biuro, nasze mieszkanie i miejsca publiczne. Wewnątrz tych grup możemy wyróżnić kolejne, które też będą miały swoje podzbiory, jednak przy nich już zostaniemy.

Są to: cichy pokój, cicha przestrzeń, pokój wspólnej pracy, open space, miejsca inspirujące, miejsca neutralne, miejsca publiczne, no i dom/hotel/mieszkanie.

Poniżej tabelka z krótką charakterystyką każdego z nich.

Smarter working manifesto - typy miejsc pracy wg. nowego podejścia - nowe typy miejsc - tabela książki które uczą. Praca zdalna odbywać się może z dowolnego miejsca i to my decydujemy, co wybierzemy

  1. Jak łączyć pracę z miejscem – nowe podejście

Na tym skończmy mój monolog i pozwól, że zadam Ci kilka pytań.

Nie musisz od razu odpowiadać. Wiem, że niektóre z nich nie mają łatwej odpowiedzi, a znalezienie jej może potrwać tydzień, albo i miesiąc. Dobrze jednak wiesz, że zorganizowanie miejsca tak, żeby praca zdalna wspierała Twoją twórczość będzie rzutować na wszystkie aspekty życia. Skończ więc z sabotowaniem swojej produktywności i bierzemy się do działania.

Po pierwsze.

Na czym polega Twoja praca? Zastanów się jakie zadania przed Tobą stoją każdego dnia. Jeśli przypadkiem prowadzisz własną działalność i masz wrażenie, że obowiązków jest zbyt dużo, to może czas na wirtualną asystentkę? Tak czy inaczej ten krok Ci się przyda. Jest nim wypisanie wszystkich zadań, jakie wykonujesz w ciągu dnia, tygodnia i miesiąca. Wszystkie. Łącznie z odpowiadaniem na maile, spotkaniami, planowaniem.

Nie tylko da Ci to obraz wszystkich działań, ale może okaże się, że nie wszystkie z nich faktycznie musisz robić.

Po drugie.

Nadaj im kategorie. Czy to praca tylko na telefonie i dzwonienie, odpisywanie na komentarze na FB? Czy wymaga ona komputera i wygodnego miejsca siedzącego lub stojącego?

Po trzecie.

Przy każdym z tych zadań zastanów się, w jakich warunkach najlepiej Ci się je wykonuje, lub wykonywało. Odgrzeb z pamięci najbardziej produktywny dzień w swoim życiu i przypomnij sobie co wtedy robiłeś, gdzie to było, oraz co działo się wokół Ciebie. Te elementy będą kluczowe przy wyborze odpowiednich warunków pracy.

Po czwarte.

Posiłkując się tabelą z punktu trzeciego dobierz miejsca do swoich typów. Jeśli na maile najlepiej odpisuje Ci się w zaciszu domowego fotela, z kubkiem herbaty przy boku, to może właśnie to jest to miejsce, w którym nawet nie poczujesz, że pracujesz.

Tworzenie nowych pomysłów może być lepsze z kolei w grupie, gdzie otaczają Cię ludzie i masz z kim pogadać. Możliwości wymiany zdań i idei może dostarczyć coworking, lub przegadanie bieżących wyzwań ze znajomym lub bliską osobą..

Inwencję i dobór pozostawiam Tobie. Wiem, że poradzisz sobie z tym lepiej, niż ktokolwiek inny.

  1. Podsumowanie

Cytując Michała Śliwińskiego, założyciela firmy Nozbe: “Praca to nie tam, gdzie chodzisz ale to, co robisz.”

Nawet rzuciłem tym cytatem do Pani Steni (Pani Stenia to turbo miła i trochę rozgadana osoba, która ogarnia powierzchnie płaskie w naszym biurze), to cóż, średnio to przyjęła. Stwierdziła, że jakby tak miała w domu pracować, to coś by ją ciągle rozpraszało, bo przecież jest tyle rzeczy do ogarnięcia, coś można zrobić, coś ugotować. Pranie wywiesić, itd.

Znam jednak te wszystkie “za i przeciw”.

Nie różnimy się zbytnio od siebie i wiem, że też przez to przechodziłeś. Nieustanne sprawdzanie zawartości lodówki, 6 herbata, 3 kawa. A może bym tak posprzątał dzisiaj…

Skąd to się bierze?

Czasem brak nam motywacji do działania, a czasem (choć nie zdajemy sobie z tego sprawy) zewnętrznej stymulacji, którą w biurze narzucają inni ludzie.

Wiedząc jednak, że odpowiedni dobór warunków otoczenia może stymulować lub hamować Twoje działania, podejmij decyzję o otaczaniu się takimi bodźcami, by przerwa w pracy była najmniej chętnie wyczekiwanym okresem.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *